7.3. Управленческие процессы достижения цели
7.3. Управленческие процессы достижения цели
Управленческая деятельность, как правило, целесообразна, т.е. преследует определенные цели. В каждом процессе управленческой деятельности, как в процессе достижения цели (см. раздел 1.4), можно различить следующие основные этапы:
1) формулирование цели управления,
2) определение наличных ресурсов для построения системы управления,
3) нахождение методов использования ресурсов для достижения цели
управления,
4) установление ограничений на цели, методы и ресурсы управления,
5) применение найденных методов использования ресурсов для достижения цели управления при заданных ограничениях,
6) оценка эффективности процесса достижения цели управления и окончание данного процесса, если достигнута удовлетворительная оценка эффективности управления. Если оценка эффективности управления неудовлетворительна, то происходит
7) корректировка этапов управления (всех или части) 1–4 и повторение этапов 5, 6.
Процессы конструирования и реализации систем управления для осуществления данного процесса достижения цели управления также являются процессами достижения цели. В свою очередь, каждый этап управления будет представлять собой систему: целей, ограничений, ресурсов, методов, применения методов, оценки эффективности и корректировки.
Каждый процесс достижения цели управления осуществляется в рамках процессов более высокого уровня. Отдельные взаимосвязанные, либо однородные, совпадающие по характеру целей и виду ресурсов процессы управления образуют собой процесс, называемый процессом более высокого уровня. Так, взаимосвязанные системы управления технологическими процессами ших-топодготовки, агломерации, плавки входят в систему управления процессом производства металла; однородные по целям и используемым ресурсам системы управления производством сахара входят в отраслевую систему управления комплексом предприятий сахарной отрасли.
Процессы управления более высокого уровня закономерно возникают как системные объединения процессов по трем признакам: а)функциональное взаимодействие систем управления нижнего уровня; б)однородность целей управления и ресурсов управления систем управления нижнего уровня; в)временная преемственность процессов в системах управления нижнего уровня.
Этапы процесса управления
* Существует много вариантов разбиения процесса управления на этапы. Мы используем один из наиболее распространенных вариантов разбиения процесса управления на планирование, организацию, реализацию, руководство, мотивацию и контроль. Каждый из этих этапов управления может рассматриваться, как часть системного процесса достижения цели управления (на основе модели, полученной в разделе 1.4) и, кроме того, может сам моделироваться, как процесс достижения цели с помощью этой модели.
* Планирование и организация. Составление плана (бизнес-плана, в том числе) всегда рассматривается как начальный этап процесса управления. Планирование связывает воедино цели, имеющиеся ресурсы, методы использования ресурсов для достижения целей с учетом всех ограничений на цели, методы, ресурсы. Таким образом, планирование, как часть системного процесса управления, включает этап 7 и этапы 1–4 управления, как процесса достижения цели. В свою очередь, планирование, как процесс, также может быть описано с помощью модели процесса достижения цели:
1) формирование, постановка системы целей плана,
2) определение ресурсов, имеющихся в распоряжении планировщика,
3) выявление, нахождение методов расчета планов,
4) количественное установление ограничений на ресурсы,
5) применение методов для расчета плана, его вариантов (по разным критериям планирования, например),
6) оценка и сравнение вариантов плана согласно системе целей (либо по экспертным оценкам),
7) координация этапов системного процесса планирования, их повторение, если не найден приемлемый вариант плана. Вполне очевидно, что процесс планирования, соответствующий в модели системного процесса управления этапам 1–4, сам, в свою очередь, может моделироваться, как процесс достижения цели.
Подпроцесс организации управления – это процесс создания структуры для реализации плана управления: в процессе составления плана одновременно необходимо подготовить и обеспечить его выполнение. Например, если у вас есть план производства работ для постройки дома, то организация его выполнения будет включать, в частности, подбор и расстановку соответствующих работников, решение вопросов обеспечения транспорта, приобретения и доставки необходимых для строительства материалов в соответствии с определенным графиком и т.д. Процесс организации управления приводит к созданию структуры для системы управления в виде совокупности информационных, материальных, человеческих и других элементов управления. Таким образом, организация включает этап 7 и этапы 1–4 процесса управления, как процесса достижения цели управления.
Цель процесса организации – создание структуры системы управления. Напомним, что под структурой системы мы понимаем множество основных и взаимодействующих элементов системы. В процессе организации необходимо, прежде всего все виды ресурсов, используемых в процессе управления, разделить на два множества: одно множество составит часть элементов системы, другое – потоки перерабатываемых ресурсов. На этой основе определяются затем и способы и средства осуществления взаимодействий между элементами системы.
Так как именно на этапе организации создается структура системы управления, то структуры управления часто называют организационными структурами. Это, в общем, не вносит путаницы, так как при руководстве, например, коллективом, необходимость в организационной работе возникает неоднократно, когда, например, меняются цели функционирования подразделения. Рассмотрим организационный процесс подробнее и приведем краткое описание наиболее распространенных структур систем управления предприятиями.
В процессе организации (организационной деятельности) создается формальная организационная структура, обеспечивается расстановка кадров, т.е. каждый человек находит свое место в структуре и определяются взаимодействия между отдельными людьми и подразделениями организации. Одновременно проводится работа по обеспечению способов и средств их функционирования и взаимодействия, т.е. решаются вопросы обеспечения ресурсами недвижимости и машин, человеческими, информационными, энергетическими ресурсами и др.
Процесс организации, как целенаправленный процесс, состоит из следующих этапов:
1) формулирование цели – создать структуру системы для конкретной реализации плана, характеризующуюся определенными показателями (например, долговечностью, надежностью и др.);
2) определение, составление перечня наличных ресурсов – человеческих, материальных, энергетических и др., установление множества элементов будущей структуры, множества взаимодействий между ними и множества способов (средств) реализации этих взаимодействий;
3) нахождение методов использования этих ресурсов, в данном случае, это нахождение определенного вида структуры системы достижения цели;
4) установление ограничений на взаимодействия между элементами структуры, на способы и средства их реализации (например, по стоимости), на количество элементов, подсистем, уровней структуры управления (например, ограничение, что структура управления может быть только двухуровневая) и других;
5) апробация различных вариантов построения структуры системы;
6) оценка эффективности структуры (например, по показателям стоимости, эффективности и надежности) и
7) координация (в т.ч. и корректировка) процессов структурирования системы управления.
* Реализация управления – это процесс функционирования созданной системы управления, он совпадает с этапом 5 процесса достижения цели.
* Контроль. Осуществление контроля совпадает с этапом 6 процесса достижения цели.
* Руководство и мотивация. Эти этапы управления можно рассматривать, как основные части этапа 7 процесса достижения цели управления. Руководство и мотивация – основные составляющие координации управления. Руководство можно, в частности, рассматривать, как совокупность процессов принятия решений на всех уровнях системы управления. Существенную роль играет мотивация поведения частей системы управления. Под мотивацией обычно имеется в виду такое регулирование побудительных стимулов человеко-машинных и человеческих элементов и подсистем системы управления, при котором принимаемые ими решения наиболее полно содействуют достижению целей системы управления в целом. Для систем управления характерно постоянное внесение изменений в их процессы и структуры в соответствии с результатами их функционирования. Это означает, что параллельно реализации управления осуществляются процессы корректировки процессов и структур системы управления по заданиям, исходящим из подсистем руководства и мотивации.
* Все это характерно для управления в целом. Известно также, что управление бизнесом можно изучать на трех основных уровнях, условно называемых верхним, средним и нижним. Каждые отдельные этапы на разных уровнях управления имеют разные веса. Руководитель верхнего уровня уделяет планированию и организации больше времени, чем управляющие более низких уровней. Руководитель среднего уровня уделяет руководству и контролю больше времени, чем управляющий верхнего уровня. Руководитель нижнего уровня расходует большую часть своего времени на мотивацию и контроль подчиненных.
Принятие решений в процессах управления
При принятии решения ЛПР (лицо, принимающее решение) стоит перед необходимостью выбора одного из нескольких альтернативных вариантов решения. В большинстве случаев существует возможность последовательной проверки альтернатив для окончательного выбора и реализации решения на практике. Такая проверка проводится с помощью компьютерного моделирования, деловых игр, имитирующих моделей, ролевых игр, метода «мозговой атаки» и т.д.
Управленческие ситуации, приводящие к необходимости разрешения данной проблемы, можно сгруппировать и описать в виде нескольких комплексов ситуаций. Проблему для определенного комплекса ситуаций можно представить в виде системы целей, достижение которых приводит к приемлемому варианту разрешения проблемы для конкретной управленческой ситуации. При этом каждая из целей имеет свой вес, определяющий ее приоритет. Тогда процесс принятия решений можно моделировать в виде комплекса моделей процесса достижения цели, предложенного в разделе 1.4. Модель процесса подготовки и принятия решения можно представить в виде двухстадийного комплекса моделей.
* Модель первой стадии будет содержать следующие этапы: а) моделирование комплекса целей, достижение которых приводит к разрешению проблемы. Формальное описание проблемы управления предполагает однозначное описание, полностью соответствующее содержанию проблемы управления. Проблема управления – это традиционное несоответствие между желаемым и возможным состоянием объекта управления. Проблемы управления, как и любые другие, нельзя решить «раз и навсегда». Для того, чтобы разрешить проблему управления для конкретной ситуации в объекте управления, необходимо, чтобы существо, содержание проблемы были описаны в формальной постановке, т.е. в постановке, имеющей однозначное толкование. Формальная постановка проблемы, в большинстве случаев, может быть представлена в виде содержательного ее описания и определения системы целей, достижение которых приводит к приемлемому разрешению проблемы. Из изложенного очевидно, что этап формального описания (постановки) проблемы аналогичен этапу составления системы целей, б) составление модели комплекса ресурсов, необходимых для разрешения проблемы, в) моделирование комплекса альтернативных вариантов решений. Этот этап состоит в нахождении возможных альтернатив решения проблемы. Считается, что после выявления формальной постановки проблемы либо само собой определяются возможные ее решения, либо надо применить методы «мозговой атаки» (самостоятельно или с участием других), либо попытаться графически изобразить все логические возможности, г) установление системы ограничений на цели, альтернативы решений и ресурсы, д) апробация возможных альтернатив решений, е) анализ результатов апробации, ж) принятие или отказ от данной альтернативы решения. В результате осуществления первой стадии процесса подготовки и принятия решения будет сформирован банк альтернативных решений для данной системы целей, отражающей конкретную управленческую ситуацию.
* На второй стадии процесс принятия решений также моделируется с помощью модели процесса достижения цели и будет содержать следующие этапы:
а) выбор цели, соответствующей конкретной практической ситуации, из модели первой стадии, б) определение, на основе модели первой стадии, модели ресурсов для достижения данной цели, в) выбор, из модели первой стадии, альтернативы решения, г) установление системы ограничений, на основе модели первой стадии, д) реализация решения, е) контроль реализации решения, ж) координация процесса принятия и реализации решения, выбор (при необходимости) другого варианта решения и внесение изменений в модель первой стадии по результатам реализации модели второй стадии.
* Итак, заключая анализ модели управления как модели процесса достижения цели можно сделать следующие выводы.
Каждый этап управления – планирование, организация, руководство и мотивация, реализация и контроль также является процессом достижения цели. Процедуры принятия решений в процессе управления и на его этапах также являются процессами достижения цели.
В процессе управления происходит формирование и взаимодействие концептуальной и эмпирической систем управления. На этапе планирования проектируется концептуальная система для реализации управления как процесса достижения цели. В процессе организации создается структура системы и осуществляется переход к эмпирической системе. Руководство – это обеспечение взаимодействий концептуальной и эмпирической системы (мотивация – один из подпроцессов, связанных с обеспечением эффективного использования и функционирования человеко-машинных элементов системы управления). Процесс контроля – сравнение функционирования концептуальной и эмпирической систем, может приводить к необходимости внесения изменений.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.