Как в свой день уместить все

Как в свой день уместить все

День не резиновый, а успеть хочется много. Как быть? Чудес не бывает, но оптимизировать структуру своего дня – вполне реально, и начинать это делать надо с утреннего планирования.

Список и приоритеты

Итак, общий список дел наметили. Подробность списка – оптимально 15 пунктов.

Совсем короткие, 3-минутные дела, не записывайте вовсе: их дешевле сделать сразу.

Расставили приоритеты: А (дела важные и срочные), B (важные и не срочные), С (срочные, но не важные).

Когда вы действительно начнете это делать, причем делать письменно, то есть ответственно – вы поймете, как это сильно. Потому что это решение о целом дне вашей жизни: что вы действительно будете делать, а что из своей жизни убираете…

Три колонки

В соответствии с расставленными приоритетами перепишите список в три вертикальные колонки: A, B и C.

Если писать дела одним-двумя словами, на это уйдет минута, а вы еще раз продумаете и прочувствуете правильность расставленных приоритетов.

Написали.

Теперь перегибаем лист так, чтобы колонка С ушла с глаз долой, а в поле нашего зрения и внимания остались дела только важные и самые главные.

Считаем необходимое время

Напротив каждого пункта пишем, сколько минут вы сегодня хотите выделить (вы планируете, вам нужно) на это дело. Основой для этих цифр будет опыт, полученный при учете вашего времени.

Сложите общее количество минут.

Упаковываем в рамки

Время дня очень похоже на шкаф с полочками, а в каждую полочку при всем желании можно уложить только определенное количество вещей. Каков объем вашего шкафа? Подсчет следующий. Рабочий день – обычно это 500 минут. Если вы сегодня спокойно работаете в офисе, то из 500 планируйте как свою собственность только 300 минут.

Со временем эту норму можете уточнить, но реальность обычно такова.

Если у вас сегодня разъезды, дела связаны со встречами и планами других людей, то исходите из того, что в вашем распоряжении – 200 минут.

В рабочем дне 500 минут… В вашем распоряжении 300 минут.

Остальные дела вам продиктуют обстоятельства. Их еще никто не отменял.

Считайте. Определите реальный объем времени, которым вы можете распоряжаться, и упакуйте в данный объем то, что на сегодня запланировали.

Как? Какие-то дела можно перенести на другой день. Что-то можно только начать без обязательства завершить. Намеченную встречу можно подсократить и ужать с двух часов до часу. Где-то попросим помочь, а какие-то дела придется делегировать: перепоручить с подробными инструкциями.

Рассматривайте делегирование не как нагрузку для коллег и подчиненных, а как вариант повышения их квалификации.

Стандартный объем личного времени – те же 500 минут в день. Сколько из них вы можете планировать, вы быстро определите опытным путем, далее корректируете список дел, вмещая в имеющееся время.

Решено: ложусь спать строго в 23.00. Обстоятельство: «помыть и высушить голову» до 23.00 не умещается… Выбираю один из трех вариантов: а) не проверяю уроки у детей, мою голову, б) голову мою завтра утром, в) я и так хороша.

Подойдет любое решение, главное – это решили вы, и вы легли вовремя.

Принимайте решения!

Ставим «колышки»

«Колышки» – это события дня, которые привязаны к строго определенному времени дня. Впишите их в расписание.

Если необходимо, отсчитайте и поставьте к ним Dead-line. Dead-line – линия смерти, «позже нельзя». Это крайний срок, когда пора откладывать любые другие дела и начинать подготовку к главным, ключевым событиям дня.

Отказаться утром – подвиг. Не успеть вечером – облом… А по факту одно и то же

Например, я должен начать тренинг в 19.00. Считаем: 5 минут от дома до машины, 20 минут дорога, ну 5 минут на форс-мажор по дороге (пробки бывают), на месте 5 минут переодеться и за 5 минут уже быть в аудитории. Всего 40 минут, итого в 18.20 надо выйти из дверей дома. Но до этого: 20 минут проверить готовность материалов к занятию, 5 минут сбор вещей, 5 минут одеться. Выходит, уже 17.50 – dead-line.

То есть меня уже нет, я уже ушел и вообще умер. Абонент недоступен…

Соответственно во всех критических точках дня, когда важно оказаться полностью готовым или опаздывать точно нельзя, поставьте dead-line.

Делаем композицию дня

Все главное уже известно: временные рамки дня понятны, колышки расставлены, список дел определен. Теперь составьте композицию дня. Основные правила просты:

• начинаем с самого главного, обеспечивая лучшее время самым высокоприоритетным делам,

• далее расставляем дела, заботясь о смене характера деятельности, чтобы находить радость и отдых в каждом следующем переключении.

Впрочем, творческие люди могут внести сюда свои дополнения.

Многим оказывается важно учесть свои дневные биоритмы.

Например, если с утра вы еще не «раскачались», первые полчаса-час можно выделить на короткие, простые дела, которые по выполнении сразу дадут ощущение: «День пошел удачно!»

Теперь, когда вы включились, на пике производительности, вы занимаете себя главными делами. Сделали!

Устали. Впереди обед, хорошо превратить его в творческий отдых: с кем пообщаться вам была бы и радость, и интерес?

Где-то в это же время хорошо предусмотреть время прогулки, когда можно отвлечься от текучки, размяться и в очередной раз приглядеться к вееру возможных перспектив: куда двигать свою жизнь дальше?

Пора за работу, но форма еще не на пике: хорошо, самое время разобраться с рутиной, ее можно сделать не напрягаясь.

А на вечер, когда вы будете снова бодры, оставьте свободное творчество: день приятно завершать радостью!

Дела вашего дня – это кубики. В детстве вы умели из кубиков делать чудесные башни, мосты и замки. Вы были чудесным архитектором – не забывайте этот свой талант!

Каждое дело предстоящего дня имеет свой цвет, свой оттенок и свою фактуру. Вы когда-то были ребенком, а все дети – прекрасные художники. Смотрите и вы на свою жизнь как на произведение искусства: каждый день вашей жизни должен стать ярким и интересным полотном!

Готовим «оперативки»

«Оперативки» – это короткие дела, которые могут оперативно заполнить неожиданное освободившееся время. Встреча задерживается, у вас 15 свободных минут: чем себя занять? А, у вас распечатаны письма, которые сейчас удобно просмотреть. Итак, заранее заботимся о том, чтобы любые сбои в запланированном расписании могли быть чем-то со смыслом прикрыты: продумываем и готовим список таких «оперативок», коротких дел.

Иногда их называют «заплатки» – то, чем можно оперативно прикрыть дырки дня. Какое название вам нравится больше, выберите сами.

Как правило, «оперативки» удобно делать из дел колонки C: дела достаточно срочные, но не очень важные. Можно их и не делать, но если время подвернулось, то сделаем с удовольствием.

Все, рабочий план дня готов, а вы готовы к основным поворотам событий. Если же события разворачиваются совсем неожиданным образом, констатируем: «Новая вводная!», и переписываем план дня в соответствии с новыми обстоятельствами. Обычно более 10 минут это не занимает, далее обычным образом живем по гибкому и продуманному плану.

Успехов вам!